Mengarahkan & Memanage Ekspektasi Project

Dalam sebuah pekerjaan software development di fase Requirement & Analisyst dengan tujuan mendapatkan informasi kebutuhan dan tujuan dari suatu project melalui stakeholder (berikutnya akan di sebutkan client). Seringkali kita dalam berdiskusi mendapatkan feedback dari client yang bersifat imajinasi seperti super canggih dan mampu mengatasi semua permasalahan dari client tersebut. 

Cerita yang di dapatkan sungguh di luar kemampuan akal manusia, semua orang dalam ruangan tersebut terkesima. Seolah client tersebut adalah orang yang paling update mengenai technology. Hal ini tentu wajar, karena jika memiliki sebuah cita-cita kejarlah setinggi langit.

Bagaimana seorang manusia bisa mampu membalikan telapak tangan, tapi kalau membalikan telapak kaki tentu berbeda tingkat kesulitannya. Itulah masalah, setiap hal perlu adaptasi untuk mendapatkan solusinya. Untuk yang suka tantangan pasti akan bertindak sesuka hati dan lompat kesana-kesini, seperti kera sakti.

Lalu bagaimana cara mengelola dan mengarahkan hasil yang diharapkan dari klien? Berdasarkan hasil dari pengalaman di campur diskusi dengan pak Assep Mapanta ada beberapa intisari nya nih (beliau sangat peduli dengan keberlanjutan project setiap clientnya).

source image: https://www.geeksforgeeks.org/software-development-life-cycle-sdlc/

Hal ini yang harus di lakukan untuk mengarahkan dan memandu ekspektasi dari client, agar tidak menjadi project berkelanjutan tanpa henti:

1. Mengidentifikasi kebutuhan sesuai dengan fokus bisnis klien. Memastikan bahwa solusi yang dirancang dapat memahami tujuan utama proyek dari sudut pandang klien.
2. Membedakan antara fitur “kebutuhan” dan “keinginan”. Fokus pada kebutuhan bisnis yang benar-benar penting untuk keberhasilan proyek.
3. Tetapkan tujuan proyek dan buat batasan dan ruang lingkup proyek berdasarkan rencana dan tujuan para pemangku kepentingan.
4. Terkait permintaan perubahan proses bisnis atau yang datang di tengah-tengah proyek, disepakati bahwa manajemen perubahan dapat melalui proses manajemen perubahan ITIL dan dicatat untuk melalui proses persetujuan Dewan Penasihat Perubahan. Terapkan juga evaluasi dampak terhadap timeline & budget berdasarkan hasil persetujuan stakeholder dan sampaikan konsekuensinya terhadap biaya dan waktu.